Sáng kiến vì cộng đồng,Auto Work,Vietinbank,Ứng dụng quản lý công việc tự động

“Ứng dụng quản lý công việc vận hành tín dụng tự động – Auto Work”, do một nhóm gồm 4 nữ cán bộ ngân hàng Vietinbank phát triển thành công, vừa được trao giải Ba tại Chương trình “Sáng kiến vì cộng đồng” lần thứ III do Tạp chí Cộng sản, Bộ KH&CN và Tổng Liên đoàn LĐVN phát động.

Auto Work là một ứng dụng đa nền tảng, bao gồm các cầu phần: Ghi nhận công việc; Quản lý năng suất lao động; Hỗ trợ nhắc việc; và Báo cáo.

Điều đặc biệt của Auto Work là được phát triển bởi chính những nhân viên ngân hàng gồm bà Nguyễn Thị Thúy (Chủ nhiệm đề tài – Trưởng phòng Hỗ trợ tín dụng Trụ sở chính – Khối vận hành Ngân hàng Vietinbank), các đồng nghiệp: Lê Thị Thùy Dung, Hoàng Thị Mai Sen, và Cao Thanh Loan.

Với kinh phí chỉ 15 triệu đồng/năm, ứng dụng giúp đẩy nhanh hiệu suất làm việc thông qua giảm tải thời gian khai báo công việc thủ công, tiết kiệm chi phí và tăng cường hiệu quả quản trị, điều hành hoạt động vận hành tín dụng.

Sáng kiến vì cộng đồng,Auto Work,Vietinbank,Ứng dụng quản lý công việc tự động
Bà Nguyễn Thị Thúy nhận giải Ba tại Lễ trao giải Chương trình "Sáng kiến vì cộng đồng" lần thứ III.

Ý tưởng này xuất phát từ nhu cầu xây dựng và phát triển ứng dụng quản lý công việc vận hành tín dụng, tự động tối đa các việc liên quan đến vận hành tín dụng đã thực hiện, cung cấp các báo cáo đa chiều về diễn biến giao dịch, năng suất làm việc cũng như đưa ra các khuyến nghị, cảnh báo liên quan đến việc vận hành tín dụng.

Chia sẻ về quá trình hình thành ý tưởng, bà Nguyễn Thị Thúy, Chủ nhiệm đề tài, cho biết, cơ chế cấp tín dụng hiện nay tại Vietinbank cũng giống với hầu hết các ngân hàng thương mại khác tại Việt Nam, có sự phân tách giữa 3 bộ phận độc lập gồm: Quan hệ khách hàng; Thẩm định và phê duyệt tín dụng; và bộ phận Vận hành tín dụng. Trong đó, công việc của bộ phận Vận hành tín dụng phải là thường xuyên, liên tục. 

“Tại Vietinbank, khối lượng cộng việc của bộ phận Vận hành tín dụng lên đến 4 triệu giao dịch/năm. Như vậy, số lượng công việc bình quân một cán bộ trong khối phải thực hiện trong một tháng khoảng 550 giao dịch. Với những cán bộ làm việc với năng suất cao tại các chi nhánh lớn, khối lượng giao dịch thực hiện một tháng có thể lên đến 800-900 giao dịch.”, bà Nguyễn Thị Thúy cho biết.

Tuy nhiên, việc quản lý công việc theo cách thủ công dẫn đến những trở ngại như: dữ liệu không chính xác, việc cập nhật có thể không kịp thời, cán bộ sẽ phải trực tiếp thực hiện dẫn đến mất thời gian và gây cảm giác không thoải mái cho người lao động.

Sáng kiến vì cộng đồng,Auto Work,Vietinbank,Ứng dụng quản lý công việc tự động
Tổng quan ứng dụng Auto Work.
 

Nhóm nghiên cứu lấy dữ liệu từ hệ thống ngân hàng lõi (core-banking), từ hệ thống phụ thuộc khoản vay, hệ thống vận hành tín dụng, hệ thống quản trị thông tin báo cáo, và hệ thống quản trị nguồn nhân lực. Từ đó có những tiện ích trên cơ sở những báo cáo của cán bộ nhân viên. Auto Work sẽ làm những việc như ghi nhận công việc tự động, đánh giá, quản lý năng suất lao động, hỗ trợ nhắc việc và có hệ thống báo cáo đa chiều.

Chỉ riêng về phần ghi nhận công việc, bà Thúy cho biết đã lấy từ các hệ thống để ra được phần “ghi nhận công việc” một cách chi tiết, gồm cán bộ thực hiện, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc,…

Tất cả được ghi lại một cách chính xác, vì là dữ liệu từ hệ thống nên con người không thể can thiệp.”, bà Nguyễn Thị Thúy cho biết.

Việc ghi nhận công việc là nền tảng để thực hiện bước tiếp theo, đánh giá năng suất lao động, bao gồm hai phần: quản lý số lượng giao dịch và thời gian thực hiện giao dịch.

Ở phần thực hiện giao dịch, với ứng dụng CNTT, số liệu không còn là số liệu tĩnh mà trên đồ họa trực quan, giúp cán bộ ngân hàng có thể nhìn vào công việc của chính mình và công việc của đơn vị mình một cách đa chiều, cũng như của các đơn vị trong chi nhánh hoặc trong khu vực.

Hệ thống cũng sẽ nhắc cho cán bộ nhân viên ngân hàng danh sách công việc cần hoàn thành, công việc sắp đến hạn hoàn thành,…để phân bổ kế hoạch thực hiện công việc cho phù hợp.

Sáng kiến vì cộng đồng,Auto Work,Vietinbank,Ứng dụng quản lý công việc tự động
Tình hình thực hiện giao dịch thông qua Auto Work.

Một tính năng nữa của ứng dụng Auto Work là thực hiện các báo cáo, trên cơ sở các báo cáo cho từng đối tượng người dùng theo tiêu chí tập trung một cách cụ thể, chi tiết.

Khi thực hiện công việc một cách tự động này, chúng tôi đặt ra thời gian tiết kiệm được khoảng 30 giây/giao dịch. Với tổng số giao dịch lớn như vậy, mỗi năm Vietinbank tiết kiệm được 24 nghìn giờ lao động. Khi đã tiết kiệm được thời gian cho công việc, chúng ta sẽ có thêm thời gian thực hiện công việc khác, tăng trải nghiệm cho khách hàng.”, bà Nguyễn Thị Thúy nói.

Đánh giá về ứng dụng Auto Work, TS. Đinh Hữu Phí – Cục trưởng Cục Sở hữu trí tuệ (Bộ KH&CN) cho rằng đây là bước tiến mới trong công nghệ ứng dụng, giúp quản lý vận hành trong một lĩnh vực cụ thể là ngân hàng, khắc phục được những hạn chế trong quản lý kiểu truyền thống.

Sáng kiến này nếu áp dụng rộng rãi không chỉ trong Vietinbank mà còn trong hệ thống các ngân hàng khác, và có thể mở rộng trong các cơ quan công sở nói chung.”, ông Đinh Hữu Phí nói.

Nguyễn Tuân